Gestione del digitale nella pubblica amministrazione: ecco le linee guida AgID

Il 10 settembre 2020, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato una nuova linea guida sulla gestione e conservazione dei documenti multimediali. Questo documento fornisce approfondimenti da tempo attesi sulla gestione documentale nella Pubblica Amministrazione, un aspetto molto delicato del processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione.

Gli obiettivi delle linee guida AgID

Le linee guida stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale per la formazione, la gestione e l’archiviazione dei documenti elettronici, già pienamente in vigore dal 7 giugno 2021, sono inderogabili e hanno lo scopo di:
1. consolidare le norme tecniche e le circolari in materia in un’unica linea guida e creare un unicum legislativo che disciplini i suddetti ambiti, nel rispetto delle norme sui beni culturali.
2. aggiornare le regole tecniche esistenti ai sensi dell’articolo 71 del Codice di amministrazione digitale (CAD) per la protocollazione, formazione, gestione e conservazione della documentazione elettronica.
Le linee guida AgID sono destinate non solo alla pubblica amministrazione, ma anche agli enti gestori di pubblici servizi, alle società a controllo pubblico, ai privati che forniscono servizi alla pubblica amministrazione, negli ambiti di loro competenza.
I requisiti principali che le PA devono soddisfare sono due:
1. l’identificazione di un responsabile della gestione documentale.
2. l’adozione di un manuale di gestione dei documenti.
Per garantire la sicurezza,l a qualità e l’efficienza dell’intero processo di gestione dei documenti, tutti gli eventi relativi alla vita del documento devono difatti essere monitorati e controllati.

Linee AgID e firma digitale

Il pericolo della perdita o della conservazione parziale dei documenti è un tema molto delicato quando si parla di pubblica amministrazione.
Ecco che quindi, grazie alle linee guida AgID sulla firma digitale, si sono chiariti punti chiave molto interessanti:
1. una firma elettronica qualificata ha le medesime conseguenze giuridiche di una firma autografa;
2. una firma elettronica non può essere privata degli effetti giuridici e della sua veridicità come prova in procedimenti legali solo a causa della sua natura elettronica o del mancato rispetto dei requisiti per una firma elettronica qualificata;
3. una firme elettronica riconosciuta come qualificata in uno Stato membro, automaticamente sarà valida in tutti gli Stati membri.

Protocolli informatici, metadati e dematerializzazione

Il terzo capitolo delle linee guida AgID rappresenta un approfondimento alla gestione dei documenti, in particolare dei protocolli informatici, compresi i requisiti minimi di sicurezza. Singolare attenzione è riservata alla classificazione di tutti i file e documenti elettronici, alla formazione e alla gestione dei fascicoli informatici e degli archivi digitali all’identificazione precisa dei compiti del document manager.
La comunità degli archivi, all’interno dell’Allegato 4 stabilisce poi che è necessario che i metadati (ovvero le informazioni di cui bisogna dotare il documento informatico) accompagnino il documento digitale dal momento in cui esso viene definito come versione finale, ovvero dal momento in cui è stato registrato nell’archivio.
Per questo motivo, è essenziale che le aziende dispongano di una soluzione di gestione documentale attendibile e conforme alle normative, altrimenti i documenti formati e gestiti non avrebbero più validità legale.
La gestione delle attestazioni di dematerializzazione, che vengono allegate alle copie elettroniche dell’originale analogico e che possono essere prodotte sotto la responsabilità dell’acquirente garantendo che il formato e il contenuto della copia digitale corrispondano all’originale analogico, è una delle novità interessanti introdotte da queste linee guida. In questo modo si evita la necessità di una firma da parte di un pubblico ufficiale, che in precedenza era richiesta per firmare il documento con un sigillo elettronico. È stata quindi stabilita una base giuridica per la dematerializzazione dei documenti acquisiti tramite la gestione documentale.